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第四章 行政日常管理实务（第2页）

（4）经营的性质或内容；

（5）部门间的工作联系；

（6）办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要；

（7）走廊等通道符合安全需要，并安排好公用区域；

（8）办公室随组织发展变化的变更，需要具有灵活性。

经过仔细斟酌，最后唐主任向总经理提出分公司办公结构布局方案：销售厅采用开放式办公室类型、财务科办公室采用封闭式类型，办公室采用半开放式类型。同时，销售厅应在离大门较近的地方给予较大的办公面积，以便充分展示公司的产品和方便客户出入；财务科办公室应设在离公司大门较远比较安全的位置；办公室因属综合办公性质与销售厅和财务科工作都较密切，为避免工作人员来回奔波浪费时间，应安排在二者之间的位置较为妥当。唐主任的设计方案拿出后，经总经理办公会议研究讨论，一致认为比较科学合理。

现在，方案已经实施，分销公司布局合理。开业以后，人来人往，业务兴隆。

唐主任做得非常出色，应该说分销公司的成功，有他的一份功劳。优化办公室环境是提高工作效率的前提，方便、舒适、和谐、美观的办公环境直接影响着企业组织的形象和工作绩效。科学合理地设计办公环境需要靠秘书的参与来实现，因为良好的办公环境离不开精心地设计和组织。

（2）办公室管理的内容与要求有哪些。

广义的办公室管理既包括办公室环境与物业的管理，又包括办公人员的行为管理，这里所讲的主要是前者。其管理要求和特点为：

①整洁。

办公室的首要要求是整齐和清洁。整洁能给人秩序感和舒适感，使人的情绪安定而愉快，有助于提高工作效率。

1）整齐。

A．办公桌椅和柜橱等尽量采用同一尺寸、同一颜色，主管人员的桌椅可以特殊一些，排列尽可能有规则或朝同一方向。

B．办公桌上除必要的文件、电脑、电话机、文具等办公用品之外，其他物品都应该放在抽斗或小橱内。

各种笔和裁纸小刀应放在笔筒或文具盒内，墨水、胶水、修正液、胶纸、回形针、订书机等小型文具都应归在一个盒内，既不易碰翻，又不会摊得满桌都是零星东西。

C．办公桌上也不宜放置相片架和其他小玩意．要尽量显得简洁。

柜橱、书架要经常清理，文件、图书、报纸、杂志要放得井然有序，不可乱放乱塞，既杂乱无章又不便寻找。

2）清洁。

A．要窗明几净，地面应天天打扫。

桌椅柜橱应天天揩拭，门窗应定期擦洗。

B．每张办公桌边都应有废纸篓。

废纸物品不可乱丢，但不放烟灰缸。办公室内应禁止吸烟。

C．人员较多、走动频繁的大办公室内不宜铺设地毯。小办公室铺设后应经常清扫。

打字机、电脑、复印机也应保持整洁，长期不用者应加罩盖。

②安静。

办公人员经常要思考问题或起草文件，需要安静。因此，办公室最好不要沿街，也不宜靠近生产车间或门市部，以免外界噪音干扰。

办公人员都应养成轻步走路、轻声说话的习惯，尤其是在大办公室。

优秀秘书应该以身作则，在办公室内不嬉笑喧闹。如需与同事讨论，则应到走廊或休息室、接待室去。

较大机关、单位往往设有专职打字员，则应设专门的打字室．以免滴滴答答影响其他人员工作。

③光线、空气与温度。

办公室要求光线适度，空气清新，温度适宜。

1）白天办公当然最好是自然采光，但以太阳光不直接照射办公桌面为宜，以免影响视力。办公室不宜采用五颜六色的光线。

2）空气清新有利于办公人员的呼吸与健康。

春秋两季应经常开窗，保持空气流通。夏冬季节如用空调器，则应注意每天上班前、中午用餐时、下午下班时，至少三次打开门窗换取新鲜空气。

3）人体感受最舒适的温度一般在摄氏20至25度。春秋两季自然温度适宜，夏冬就要靠空调器来调节了。但在酷暑或寒冬季节不要一下子把室内温度调到和室外反差太大，以免人员进出办公室时暴冷暴热，容易得病，而应逐渐升温或降温，让人们在上班后下班前有一段适应过程。

④色调与美化。

色调视觉影响人的心理。办公室的色调总的要求是简单和柔和，使人员的心理感觉平静和舒适，不要搞得色彩斑斓、光怪陆离，反使人感到烦躁不安。