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第二章 行政费用制度管理（第1页）

企业在日常运营的过程中会产生一些行政费用。行政经理作为企业行政事务的最高负责人，必须严格控制各项行政费用，以降低经营成本，增加效益。

第一节行政费用的分类和管理

企业行政费用可以分为下面几类:

1．办公费用

办公费用是指各种办公用品的费用以及其他直接与办公有关的费用，包括电脑耗材（墨盒等）、办公纸张、办公印刷品、文具、通信网络费、邮政快件费、办公家具、名片费用、证照费用等

2．通信费用

通信费用是指付给电信部门的固定电话、移动电话费用，以及以工资形式发放的通信补贴

3．车辆费用

车辆费用是指公司车辆以及租用车辆所产生的费用，包括车辆油费、车辆保险费、年检费、车辆过路费、车辆修理费等

4．能源费用

能源费用是指生产、办公、生活因耗用各项能源而产生的费用，包括水费、电费、燃油费、冷气费等

5．培训费用

培训费用是指因培训员工而支付给培训机构的费用，包括内部培训费用（含内部培训和外聘培训等）、外部培训费用（不含职业资格证培训）、职业资格证培训费用等

6．修理费用

修理费用是指企业为维持设备、办公设施、厂房的正常状态或进行轻微改善而产生的修理改善性支出，包括办公设备维护费、设备日常修护费、设备大修费用、厂房维护费等。

预算资金管理是企业行政经费管理的重要内容，要做好这项工作必须首先进行经费预算编制，上报审批，然后对拨款后的资金进行使用管理。对预算资金的管理应从以下两方面进行。

1．编制年度预算

编制年度预算，报请企业领导批准，形成正式预算。各部门在申请领取经费时，应根据所批准的经费年度预算，编制年度分季用款计划，报呈上级领导。

上级领导一般根据各部门的业务季度用款计划和上月会计报表，并结合各部门的实际情况及资金结存情况给予拨款，并按月拨付，但不许办理超预算计划的拨款。

2．设立相关账目

领取拨款后，应按资金的性质分别设立"经费存款"和"其他存款"账目，其中"经费存款"是办理预算资金结算的账目，"其他存款"是办理预算外资金结算的账目，也可在银行设立账户。

（1）能在银行开立账户的部门必须是编报预算的独立会计单位，其他职能部门则不能单独在银行开户。

（2）开户时，各企业必须有完整的开户名称，并应将盖有企业财务专用负责人印章的印鉴卡片交存开户银行，用以鉴别开户企业支款时的真伪，以防冒领、伪造。

（3）开户的企业使用各种收支凭证，须如实写明款项的来源和用途，不能巧立名目，套取现金。

（4）开户的企业不能签发空头和远期支付凭证，不能透支。

（5）开户企业的银行账号不准出租、出借或转让。

行政费用管理应注意以下要点：

1．应用好管理业务费

业务费在公用经费中比重大、伸缩性也较强，审核业务费时应请有关领导把关，各业务部门具体掌握。业务费管理要注意以下4点。

（1）明晰各类账目，专项管理。业务费涉及面较广，各类专门经费的使用所需资金都集中在一起，因此必须分清明细账目，专款专用。

（2）专人负责，监督使用。业务费的使用与管理还必须由财务部门专人负责，并有一定的监督机构与机制，合理地使用业务费。

（3）增收节支，发挥最大效能。业务费的使用，要本着节约的原则，拓展新的渠道及开展新的业务，都应从发挥最大效能的角度出发来考虑问题。

（4）建立预算体制，制定收支计划。业务费的管理必须在有计划的基础上，切实地建立经费预算体制，制定计划，合理地使用和正常地管理。

2．控制购买力

严格按照国家的有关规定控制社会集团购买力。国家对团体购买高档消费品实行专项控制，以控制各企业的经费支出，防止铺张浪费。

3．做好节支工作

勤俭节约，认真做好节支工作，主要应注意以下事项。

（1）对公务会议费、业务费等专项开支，要量入为出、精打细算，做到不浪费。

（2）对差旅费也要从严控制：对长途出差人员应按往返路费等借款，对短途出差人员一般不予借款。长途出差借款应由各部门主管经费开支的领导审批，限出差回来后3天内报销差旅费，并收回借款。

（3）在用电、水、煤及通信费等开支方面也要从严控制。