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第一章 走进行政管理（第3页）

（二）选拔程序。

1．对空缺职位编写详尽的职务说明书。

在选拔人才之前，要弄清楚获取的人才主要做哪些工作，在企业中的位置怎样，具备什么素质的人才能够胜任这样的工作，所有这些问题都是通过职务分析形成职务说明书加以解决的，因此可以说职务说明书提供了人才选拔的依据以及与应聘者进行有效沟通所需的信息。

职务说明书在企业管理中具有重要的作用，它不但可以帮助任职人员了解其工作、明确其责任范围，还可以为管理者的决策提供参考依据。一般来说，职务说明书编写的过程并无固定的模式，需要根据职务分析的特点、目的与要求具体确定编写的条目，但一般来说，职务说明书包括以下几项内容：

（1）工作标识：包括工作的名称、部门编号、工作所属部门、工作地位等项目。

（2）工作目标：从事该职位的工作所要完成或达到的工作目标。

（3）工作内容：这是最重要的内容，此项详细描述该职位所从事的具体的工作，应全面、详尽地写出完成工作目标所要做的每一项工作，包括每项工作的综述、活动过程、工作联系等。

（4）工作条件和物理环境：罗列有关的工作条件，包括工作地点的湿度、温度、光线、噪音水平、安全条件、地理位置等。

（5）社会环境：包括工作群体中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、各部门之间的关系、工作的内外文化设施、社会习俗等。

（6）工作权限：包括工作人员决策的权限、对其他人员实施监督的权限以及经费预算的权限等。

（7）聘用条件：包括工作时数、工资结构、。支付工资的方法、福利待遇、该工作在企业中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修的机会等。

（8）工作规范：主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件，如一般要求，包括年龄、性别、学历、工作经验；生理要求，包括健康状况、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度；心理要求，包括学习能力、解决问题的能力、语言表达能力、人际交往能力、兴趣爱好等。

2．根据职务说明书确定选拔标准。

选拔标准是建立在职务分析的基础上的，是用人单位决定录用什么样的人的基本条件，是一个人完成工作所必备的特性。一般来说职务说明书主要说明什么类型的人能够胜任工作，列出了该职业所需的技能和资格条件。

3．确定选拔渠道。

选拔渠道的选择对于人才的选拔具有非常重要的影响作用，企业的选拔渠道有两个：一是外部招聘，一是内部招聘。对企业来说，这两种渠道各有利弊。

鉴于两种渠道各有优劣，因此企业在选择是从内部招聘还是从外部招聘时，往往需要综合考虑这些利弊，视企业的实际情况来定。

4．选择选拔的方法。

人才的选拔方式有很多种，常用的选拔方法有简历筛选、推荐信核查、笔试能力测验、人格测验、面试、评价中心技术等。

使用人才选拔的技术，目的是找到最合适的人，“最合适”的判断标准是人才到企业后能否为企业创造价值，能否有较高的工作绩效。对各种人才选拔技术进行评价的方法，主要是比较人才选拔时的成绩与以后的工作绩效。在所有选拔方式中，准确率最高的是评价中心技术，评价中心技术近年来在我国开始有所应用，下面做以简单介绍。

（1）评价中心技术概述。评价中心技术由基于多种信息来源的标准化行为评价组成，在评价中心中使用多个经过训练的评价者和多种测量技术进行评价，主要是在专门建立起来的测量情境中对行为进行评定。评价者们将各自的评定结果集中在一起进行讨论以达成一致或者用统计的方法对评价结果进行整合。通过整合，得到对应聘者行为表现的综合评价。

（2）评价中心技术的主要工具。

①文件筐测验。这是一个模拟管理者文件处理工作的活动，是评价中心中运用得最多也是最重要的测量方法之一。在模拟活动中，文件筐中装有各种文件和手稿：电话记录、留言条、办公室的备忘录、公司正式文件、客户的投诉信、上级的指示、人事方面的信息等，这样的资料一般有10到25条，有来自上级、下级的，有组织内部、外部的，有日常琐事和重大的紧急事件。应试者在规定的时间内做出决策。

这个测验不仅可以较好地反映被评价者在管理方面的组织、计划、协调、领导等能力，而且还可反映对环境的敏感性以及对信息的收集和利用的能力。

②无领导小组讨论。无领导小组讨论指数名应试者集中在一起就某一个问题进行讨论，事先并不指定讨论会的主持人，评价者在一旁观察评价对象的行为表现并对被试者做出评价的一种方法。主考人员不参与应聘者的讨论，他们的工作只是观察和记录应聘者的行为表现。讨论小组的成员之间是平等、合作的，他们自己来决定和组织整个讨论的过程。

无领导小组讨论的目的主要是考察被评价者的组织协调能力、领导能力、人际交往能力、想象能力、对资料的利用能力、辩论说服能力等。同时也考察被评价者的自信心、进取心、责任感、灵活性以及团队精神等个性方面的特点和风格。

③案例分析。这是书面测量方法，实施案例分析时，通常让应聘者阅读一些关于组织中有关问题的材料，然后要求他针对材料提出一系列建议，汇报给高层管理人员。一般情况下，主考会要求应聘者设想自己已经被选拔到或提升到某个职位，然后从那个角度去思考问题、提出建议。

这种测量方法着重于考察应聘者的计划组织能力、分析问题的能力、决断能力等。

二、行政人员的任用

企业经常使用的员工任用方式有聘任制、考任制、委任制和选任制四种制度。

（一）聘任制。

聘任制是指用人单位通过契约确定与人员关系的一种任用方式，又称聘用合同制，是相对委任制而言的。一般的做法是由用人单位采取招聘或竞聘的方法，经过资格审查和全面考核后，由用人单位与确定的聘任人选签订聘书，明确双方的权利义务关系和受聘人员职责、待遇、聘任期等。按合同规定，用人单位有聘用和解聘的权力，个人有应聘和辞聘的权力。合同规定双方的责、权、利及有效期限，合同期满，经双方同意，可以续聘。聘任制可广泛应用于选拔科学技术人才，也可用于企事业领导班子的选拔，即只聘请主要负责人，然后由他聘请建立一个齐心协力的班子。

其优点主要有以下几个方面：

1．有利于调整干部结构，在制度上激励干部奋发上进，扩大用人单位灵活的用人自主权；