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第七章 商务活动礼仪商务人士的礼仪指南（第6页）

目前公司签到的方式一般有3种情况：一是签名报到；二是刷卡报到；三是交券报到。会议召开期间，负责此项工作的工作人员应做好本职工作，并及时向有关领导汇报，以便掌握到会人数，维护会场纪律。

（3）安排饮食

如果会议历时较长，会议中间应为与会者准备好工作餐，同时提供卫生可口的饮料。饮料选择以便捷、卫生为主，最好不要选择频频续水的饮料。对于外地来宾，还应为其准备好住宿的地方，一般选在交通方便、清静、整洁的位置。

（4）做好会议记录

正规的工作会议，需要有专门负责记录会议内容的工作人员，记录方式有笔录、打印、录音、录像等。

会议记录的内容一般包括会议名称、出席人数、列席人、主持人、记录人、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议所做出的决定。记录时力求做到条理清楚、整齐、准确。

同时，要准确记录会议内容，包括会议议题、会议发言、会议结论等。会议内容是会议记录的重点，记录时必须聚精会神，边听边记，耳、脑、手并用，不能因注意力分散而出现疏漏。

3。会议会场的禁忌

在会议会场，与会人员应该注意以下一些事项：

（1）会场与会人员应避免使用过于浓重的香水。

（2）与会人员应尽量避免休闲服饰，应选择保守样式的西装。女士应避免穿着紧身衣参会，发型发式应整齐美观。

（3）会议发言时，听众的手机要关机或者调振动，不要打电话或者接听电话，如果确实有重要的事情，可以轻轻地离开座位，走到会场外。

（4）会议进行中参会人员要注意体态，禁止摆出任何懒散姿态、消极怠慢的姿态，不要打哈欠、伸懒腰、挖耳、抠鼻、搔头、打嗝、咳嗽等。

（5）会议发言时观众席应尽量减少饮水次数，以示对发言人的尊重。

4。会议结束后的礼仪

做任何事情都不能虎头蛇尾，要做到有始有终。会议结束后同样要遵守礼仪规范，认真有礼地做好后续性工作，使会议获得圆满成功。会议结束后的礼仪大致分为以下几个方面：

（1）将会议上所做出的决定，以文件形式下发

一般情况下，工作会议结束以后，会上对某些问题做出的决定需要及时下发到个人，这就要求负责该项工作的工作人员有较高的工作效率。

（2）整理会议材料

会议中所做出的决定并不是每一件都可以下发到基层工作人员手中的，还有一些保密性的文件，这就要求工作人员及时将会议材料整理出来，该下发的准时下发，该保密的文件整理好以后交到有关负责人手中。

值得注意的是：相关保密材料如图文、声像材料一定要谨慎处理，如数上交。

（3）会议新闻报道

重要会议往往要邀请记者到会。办公室或会务处应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息，或进行典型报道。新闻报道稿通常是由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送领导人审核，以免出现差错。

（4）预订返程票

主办单位应尽地主之谊，为外地参会者订购返程车、船、机票，并安排工作人员、车辆将其送往车站、机场、码头。对于来宾的行李，工作人员应该主动负责托运。

在举行工作会议的时候，只有遵循相关的礼仪，整个会议才能有序进行。

函件的礼仪

在频繁的商务往来中，函件起到了很大的作用，是企业与企业之间沟通的桥梁。

1。在书写函件时，要注意以下这些礼仪

（1）称呼要准确，要有礼貌

在商务函件中，准确和礼貌的称呼是对收件人的尊重，也会受到收件人的认可。

（2）问候要真诚

函件开头之后的应酬语（承启语）起着开场白的作用。无论是经常通信者还是素昧平生者，信的开头都应有问候语。向对方问候一声，是必不可少的礼仪。问候语可长可短，即使短到“您好”两字，也体现出写信人的一片真诚。

（3）结束语不可少

正文最后一行下空两行处写结束语。

2。函件的收发礼仪

收、发各种函件也需要掌握一些礼仪技巧。技巧运用得当，会产生积极效果，否则，将无法达到预期目的，从而违背了收、发函件的初衷。

收、发各种函件应该掌握哪些礼仪呢？不妨参考如下几个方面意见：

（1）邀请函

第一，邀请函的内容包括会议举办的宗旨、时间、地点、被邀请者的姓名和职称。注意：邀请函中被邀者的姓名、职称一定要书写工整。