456小说网

第五章 行政部事务工作管理规范（第4页）

8．本公司上下班时间，公司由前台文员（或由人事部派人）看守打卡情况及调整打卡钟，工厂由门卫负责。

9．在公司用餐时，内勤人员中午可免打卡（仅上下班打卡即可），在外面用餐时，则按规定每日打卡四次。

三、企业总机管理规范

1．总机房是全厂通信联络的机要重地，无关人员未经批准不得进入机房。

2．话务员在值班时，应坚守岗位，做到：

（1）接、转迅速、准确。

（2）值机用话简练、清晰，回话礼貌、耐心。

（3）认真做好原始记录和数据统计工作。

（4）精心操作，爱护设备，每天上班前、下班后做好机房、机台清洁工作。

（5）作好交接班和长话记录。

（6）严格遵守保密守则，不窃听电话，不泄露机密。

3．凡因公需要挂长途电话的部门和个人，必须先到××履行登记手续，填写登记卡，经批准后，总机房才能办理。未经批准，话务员不得擅自挂长途电话。

4．原则上不接私人和外单位人员长途电话，特殊情况，需到××履行登记批准手续，并到财务部门办理缴交押金手续后，总机室才予挂接，通话结束后凭总机房回单到财务部门结

清费用。

5．机房内不准抽烟、喧闹和闲谈，不准将易燃易爆物品带入机房，不准做与工作无关的其他事情。

6．话务员应经常检查机台完好状态，发现故障无法排除应及时报告电话维修员和领导。

7．话务员应定期进行用户回访，不断改进服务质量。

8．电话维修人员须按规定定期对机房各种设备进行维护保养，并做好记录，保证线路畅通。

9．××应经常对总机的通信情况和邮电局转来的各类长途电话情况进行检查。

四、名片管理规范

1．公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。

2．印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。

3．名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。

4．公务、客户名片须在公司内作为共享资源。

5．自确认名片内容起，一周内到行政部领取。

6．名片印制费用每季度摊销一次。

五、文印室管理规范

1．公司的文件，有打印必要时方予打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

2．公司发文，需由起草人定稿抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总裁办公室主任同意后办理。

3．私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。

4．文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误。

5．文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。

6．文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一列行政开支。

7．文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失，处50元以上罚款直至辞退。

第三节办公会议工作管理规范

一、会前准备工作细节规范

（一）确定与会者。

作为会议的主体，与会者的确定无疑是十分重要的。出于对会议成本的控制，应该控制与会者数量。但这种控制不以降低会议的目的和效果为代价。所以，确定与会者应该考虑以下因素：

1。与会者是不是必要成员；